Datenschutzhinweise für Referentinnen und Referenten zu Veranstaltungen von didacta
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung, Auswahl und Teilnahme als Referentin oder Referent sowie mit Bild-, Ton- und Filmaufnahmen bei Veranstaltungen von didacta
Stand: Juli 2026
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie einen Beitrag für eine Veranstaltung von didacta einreichen, als Referentin oder Referent teilnehmen oder im Zusammenhang mit der Veranstaltung Bild-, Ton- oder Filmaufnahmen erstellt werden.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter
Welche Stelle für die Verarbeitung verantwortlich ist, richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang.
Didacta Verband e. V. – Verband der Bildungswirtschaft
Mina-Rees-Straße 5 a
64295 Darmstadt
Didacta Ausstellungs- und Verlagsgesellschaft mbH
Mina-Rees-Straße 5 a
64295 Darmstadt
Telefon: +49 (0)6151 35215-0
E-Mail: info@didacta.de
Datenschutzbeauftragter
Didacta Ausstellungs- und Verlagsgesellschaft mbH
– Datenschutzbeauftragter –
Mina-Rees-Straße 5 a, 64295 Darmstadt
E-Mail: datenschutz@didacta.de
Die jeweilige Messegesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten für eigene Zwecke, insbesondere im Zusammenhang mit Ticketing, Standbuchungen und dem Betrieb der Messewebsite. Für diese Verarbeitungen gelten die Datenschutzhinweise der Messegesellschaft.
Infoservice / Call for Participation
Sie können sich in einen Verteiler eintragen, um über den Start des Call for Participation informiert zu werden.
Verarbeitete Daten: Anrede, akademischer Grad, Vorname, Nachname, Unternehmen oder Einrichtung, E-Mail-Adresse sowie technische Protokolldaten bei der Übermittlung.
Zweck: Versand der von Ihnen angeforderten Information zum Start des Call for Participation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Technische Protokolldaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, um die sichere und nachvollziehbare Übermittlung des Formulars zu gewährleisten.
Empfänger: Didacta Ausstellungs- und Verlagsgesellschaft mbH sowie eingesetzte IT- und Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter.
Speicherdauer: Bis zum Versand der angeforderten Information und der anschließenden organisatorischen Nachbereitung, spätestens bis zum Abschluss der jeweiligen Veranstaltung von didacta, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht vorher widerrufen.
Pflichtangaben: Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Aufnahme in den Verteiler erforderlich. Weitere Angaben sind freiwillig.
Weitere Informationen per E-Mail
Sofern Sie hierzu gesondert einwilligen, erhalten Sie zusätzlich Informationen zu weiteren Angeboten der didacta. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, beispielsweise per E-Mail an info@didacta.de oder über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht.
Einreichung und Auswahl von Beiträgen für das Rahmenprogramm
Wenn Sie einen Beitrag einreichen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Prüfung, Auswahl und organisatorischen Vorbereitung des Rahmenprogramms.
Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten, Unternehmen oder Einrichtung, Funktion, Angaben zum Vortrag, Titel, Beschreibung oder Abstract, Kurzvita, gewünschtes Zeitfenster sowie weitere von Ihnen übermittelte Unterlagen und Inhalte.
Zwecke: Entgegennahme und Prüfung der Einreichung, Auswahl der Beiträge, Kontaktaufnahme, Abstimmung und Vorbereitung der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung der Referentenvereinbarung. Soweit eine Einreichung nicht zu einer Vereinbarung führt, erfolgt die Prüfung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Auswahl und Organisation eines geeigneten Rahmenprogramms.
Empfänger: Beschäftigte und Beauftragte, die mit Auswahl und Organisation befasst sind, der Didacta Verband e. V., die Messegesellschaft sowie eingesetzte Dienstleister, soweit dies für Auswahl, Planung oder Durchführung erforderlich ist.
Speicherdauer: Bei nicht berücksichtigten Einreichungen grundsätzlich bis sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Bei einer Teilnahme für die Dauer der Vertragsabwicklung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Referentinnen und Referenten
Bei einer Teilnahme am Rahmenprogramm verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung der Referentenvereinbarung, zur Organisation des Vortrags und zur Ankündigung des Programms.
Verarbeitete Daten: Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmen oder Einrichtung, Funktion, Vortragsangaben, Kurzvita, Foto sowie organisatorische und abrechnungsbezogene Angaben.
Zwecke: Vertragsabwicklung, Veranstaltungsorganisation, Kommunikation, Programmveröffentlichung, Bewerbung der Veranstaltung sowie Nachberichterstattung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Organisation und Durchführung; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die übliche Bewerbung und Dokumentation des Programms; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit für Foto, Kurzvita oder Aufnahmen eine gesonderte Einwilligung eingeholt wird; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Empfänger: Didacta Verband e. V., Messegesellschaft, Veranstaltungs-, Technik-, Hosting-, Druck- und Streamingdienstleister sowie verbundene Fachmedien, soweit dies für Organisation, Durchführung oder Veröffentlichung erforderlich ist. Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.
Speicherdauer: Für die Dauer der Vertragsabwicklung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Veröffentlichte Programminformationen können zu Dokumentations- und Archivzwecken länger vorgehalten werden, soweit keine überwiegenden Interessen entgegenstehen.
Bild-, Ton- und Filmaufnahmen
Im Zusammenhang mit Veranstaltungen von didacta können Bild-, Ton- und Filmaufnahmen erstellt werden. Soweit Sie als Referentin oder Referent im Mittelpunkt der Aufnahme stehen oder ein Vortrag aufgezeichnet wird, erfolgt dies auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Aufnahmen können insbesondere verwendet werden:
- Zur Berichterstattung über die Veranstaltung;
- für Veröffentlichungen auf den Websites und in den Publikationen der Verantwortlichen;
- für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit;
- auf den Social-Media-Auftritten, insbesondere bei Instagram und LinkedIn.
Widerruf
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bereits gedruckte oder veröffentlichte Materialien können regelmäßig nicht vollständig zurückgerufen werden. Online-Veröffentlichungen werden im Rahmen der technischen und tatsächlichen Möglichkeiten entfernt.
Speicherdauer
Aufnahmen werden verarbeitet, solange sie für die genannten Zwecke benötigt werden. Nach einem Widerruf oder Wegfall des Zwecks werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Dokumentations- und Archivinteressen entgegenstehen.
Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Dienstleister und Drittlandübermittlungen
Wir setzen Dienstleister insbesondere für Hosting, Versand, Veranstaltungsorganisation, Druck, Streaming und IT-Support ein. Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).
Kontakt für Datenschutzanfragen
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder zum Widerruf einer Einwilligung können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten oder an datenschutz@didacta.de wenden.